Cách kinh doanh nhà nghỉ và khách sạn nhỏ

1.1 Quyết định địa chỉ mở khách sạn.

1.2 Quyết định mua khách sạn có sẵn hay xây mới.

Đây là quyết định đầu tiên bạn cần làm khi đã chọn được một thành phố. Bạn rất có khả năng tìm mua khách sạn đang rao bán hoặc xây mới hoàn toàn. Hai quyết định này đều có các ưu thế và nhược điểm mà bạn cần lưu ý đến kỹ lưỡng trước lúc quyết định.

• Mua khách sạn có sẵn thường sẽ giá thấp hơn xây mới, trừ khi rất cần được sửa chữa lớn. Bạn cũng rất có khả năng lưu lại một vài nhân viên, nhờ vậy quá trình tuyển dụng về sau cũng sẽ không khó hơn. Tuy nhiên, nếu khách sạn mà bạn định mua có tiếng xấu thì lợi nhuận của bạn sẽ bị ảnh hưởng. Bạn sẽ tương đối vất vả trong những việc quảng cáo rằng khách sạn này hiện được ban quản lý mới điều hành.
• Xây một khách sạn mới thường tốn kém hơn. Bù lại, bạn được xây theo ý thích, nghĩa là chúng ta có thể tư vấn thiết kế nội thất theo sở thích đặc thù của mình hoặc theo nhu cầu thị trường. Cần nhớ rằng nếu xây khách sạn mới, bạn sẽ phải tích cực quảng cáo để thu hút khách. Bạn cũng cần kiểm tra để đảm bảo đó là địa chỉ được quy hoạch dành cho khách sạn và nhà nghỉ.

1.3 Khảo sát các khách sạn, nhà nghỉ và nhà trọ khác trong vùng.

Bạn nên biết về việc tranh giành mà mình sẽ phải nhìn thấy và phương pháp để tạo thành thị trường của riêng mình. Có một vài điều bạn cần tìm hiểu khi khảo sát các đối thủ tranh giành tiềm tàng. Điều này sẽ gợi lên ý tưởng về việc làm thế nào để khách sạn của bạn trở thành nổi bật.

• Tìm hiểu giá cả ở các khách sạn khác. Khảo sát các khách sạn trong vùng và tìm hiểu giá phòng của họ. Tuy nhiên bạn cần nhớ rằng giá cả không hẳn là tất cả – nếu một khách sạn có giá phòng rẻ nhưng phản ánh của khách hàng quá tệ thì bạn không nên cố hạ giá để tranh giành với họ.
• Đọc các nhận xét của khách hàng trên mạng. Qua đó, chúng ta có thể biết được những lời khen ngợi hoặc than phiền của khách hàng từng sử dụng dịch vụ của rất nhiều khách sạn khác. Như vậy chúng ta có thể biết khách hàng cần gì để rất có khả năng đáp ứng cho thị trường này.
• Tim hiểu các dịch vụ phụ của rất nhiều khách sạn trong vùng. Họ có nhà hàng không? Hồ bơi? Phòng tập thể dục? Phục vụ bữa sáng?
• Đặt một phòng ở các khách sạn quanh vùng để thực sự trải nghiệm dịch vụ của họ. Một đêm ở lại trong các khách sạn khác sẽ hỗ trợ bạn có cái nhìn nhận thấy rõ hơn về các đối thủ tranh giành và nghĩ ra ý tưởng cho khách sạn của mình.

1.4 Hiểu về thị trường chính của bạn.

Điều này sẽ hỗ trợ bạn đáp ứng các dịch vụ cho khách hàng tiềm năng của mình. Các nhà nghỉ và khách sạn nhỏ thường thu hút các du khách, và họ chỉ ở lại trong vài đêm. Nếu khách sạn của bạn nằm trong vùng thôn quê hoặc thị trấn nhỏ, có lẽ bạn sẽ thấy nhiều người đang tìm khoảng thời gian thoát khỏi những tiếng ồn ào tất bật của rất nhiều thành thị lớn. Nếu là vậy, bạn nên trang trí khách sạn với những thứ mô tả cuộc sống hiện đại không khó và thanh thản ở những thị trấn nhỏ.

1.5 Quyết định các dịch vụ cộng thêm mà bạn đáp ứng kèm với phòng khách sạn.

Khách hàng thường đi tìm không gian riêng tư và cảm giác thoải mái, vì thế bạn nên đáp ứng các dịch vụ giúp cho họ nhận thấy dễ chịu và riêng tư. Những du khách đến với những khách sạn nhỏ thường có nhu cầu được thư giãn, vì thế chúng ta có thể tạo một địa chỉ tách biệt ở ngoài trời để khách nghỉ ngơi. Các khách sạn nhỏ thường không xảy ra các dịch vụ như nhà hàng hay phòng tập thể dục, nhưng bạn vẫn rất có khả năng mở các dịch vụ này. Tuy nhiên bạn cần nhớ là mỗi một dịch vụ cộng thêm đều tăng thêm chi phí, bao gồm cả kinh phí xây dựng lẫn kinh phí duy trì. Bạn nên lưu ý đến ngân sách cẩn trọng để tránh mất tiền vào các khoản đầu tư này.

2. Quản lý tài chính khách sạn

2.1 Thuê một kế toán.

Ngay cả khi mở khách sạn vì đó là giấc mơ hằng có nhu cầu của mình, bạn vẫn phải nhớ rằng đó là sự đầu tư tài chính. Trừ khi khách sạn quá nhỏ, hoặc bạn được đào tạo chuyên ngành kế toán, thông thường bạn cần một kế toán để giúp quản lý tài chính. Tất cả những khách sạn, dù cho có nhỏ, cũng đều có các kinh phí cần tính đến như thu nhập nhân viên, kinh phí tiện ích, tiền thuê mặt bằng, kinh phí cho những thiết bị và tiền thuế. Nhân viên kế toán sẽ hỗ trợ bạn theo dõi những tính toán phức tạp trong những việc quản lý tài chính khách sạn và đảm bảo tiện nghi cho mai sau tài chính của bạn. Cơ quan quản lý doanh nghiệp nhỏ Hoa Kỳ khuyến nghị quá trình sau để tìm một kế toán viên.

• Sự giới thiệu thường là cách tốt nhất để tìm một kế toán tin cậy. Bạn rất có khả năng hỏi một vài chủ doanh nghiệp nhỏ ở địa phương để biết kế toán của mình là ai và họ có hài lòng với quá trình của nhân viên đó không. Bạn cũng rất có khả năng quan tâm các sự kiện giới thiệu mạng lưới tuyển dụng dành cho những chủ doanh nghiệp nhỏ do phòng thương mại địa phương tổ chức, địa chỉ mà chúng ta có thể kết nối với những kế toán viên tiềm năng.
• Sắp xếp cuộc hẹn với những kế toán viên tiềm năng. Hầu hết các kế toán viên đều hưởng ứng một cuộc gặp miễn phí với khách hàng tiềm năng để giới thiệu bản thân. Khi đã thu thập được 1 danh sách các ứng viên, chúng ta hãy hẹn gặp để thảo luận về bí quyết cũng giống như trình độ của họ và xác định xem họ có phù hợp với các bước kinh doanh của chúng ta không.
• Tìm hiểu xem họ có bí quyết làm việc trong ngành khách sạn không. Khách sạn là ngành kinh doanh đặc biệt đòi hỏi kiến thức đặc thù. Sẽ là hoàn hảo nếu ứng cử viên của chúng ta đã từng làm việc trong khách sạn, tốt nhất là khách sạn tư nhân. Điều này sẽ chắc chắn rằng người đó có bí quyết trong các tình huống mà bạn có thể gặp phải.
• Xác định độ tin cậy của ứng viên. Ngoài bí quyết của ứng viên, chúng ta cũng cần một nhân viên có khả năng làm việc lâu dài. Nếu người đó đến muộn, không gọi điện lại hoặc làm việc cẩu thả thì dù có khá nhiều kinh nghiệm, anh ta cũng chưa hẳn là cộng sự tốt của bạn. Hãy nhớ rằng chúng ta đang cố gắng tạo nên một mối quan hệ tốt với 1 cộng sự có khả năng giúp chúng ta cách tân và phát triển doanh nghiệp.

2.2 Lập bản có kế hoạch kinh doanh.

Khi mở khách sạn, bình thường chúng ta cần lấy vốn từ ngân hàng hoặc huy động các nhà đầu tư tư nhân. Cả hai nơi này đều muốn xem bản có kế hoạch kinh doanh của chúng ta để chọn lọc liệu có xứng đáng để đầu tư không. Ngoài ra, một bản có kế hoạch kinh doanh tốt cũng giúp ích cho chúng ta trong các công việc sắp xếp các mục tiêu và có được bức tranh tổng thể về biện pháp giúp cho việc kinh doanh thành công. Kế hoạch kinh doanh khách sạn cần có ít nhất những điểm sau đây.

• Các dịch vụ mà khách sạn cung cấp. Bạn cần nêu ra những điểm cho biết các dịch vụ đó sẽ giúp khách sạn của chúng ta nổi bật hơn các khách sạn khác ra sao. Giá cho thuê phòng của chúng ta có tốt hơn không? Bạn có cung cấp nhiều dịch vụ cá nhân hơn không? Các nhà đầu tư sẽ muốn biết điều gì khiến khách sạn của chúng ta phát triển thành độc đáo.
• Khách hàng tiềm năng. Diễn giải đối tượng phục vụ của bạn, và lý do tại sao họ chọn khách sạn của chúng ta thay cho các khách sạn khác.
• Khả năng lương trong tương lai. Các nhà đầu tư sẽ muốn thấy khách sạn của chúng ta có hiệu quả nhuận. Với sự giúp đỡ của nhân viên kế toán, chúng ta cần tính toán xem lương hàng năm của bạn có thể là bao nhiêu. Bên cạnh đó chúng ta cũng cần ước tính phải mất thời gian là bao lâu trước khi bắt đầu có hiệu quả nhuận và tầm quan trọng của khách sạn trong những năm tiếp theo.
• Bảng đánh giá chi phí toàn diện. Với việc mua hoặc thuê mặt bằng, sửa chữa và trang bị nội thất, chúng ta sẽ phải tốn nhiều chi phí để bắt đầu kinh doanh khách sạn. Bạn cần nêu ra càng chính xác càng tốt về ước tính tổng chi phí khi đề nghị vay vốn. Bạn cũng phải kèm bản ước tính chi tiết các chi phí hoạt động hàng ngày. Có thể khách sạn của bạn hãy chú ý mất không ít tháng mới bắt đầu sức hút đủ khách để bù đắp được chi phí, chính vì như thế chúng ta cần tiền để có khả năng hoạt động suốt trong quãng thời gian đó.

2.3 Tìm vốn khởi nghiệp.

Khi đã lập có kế hoạch kinh doanh, chúng ta hãy trình bày với các nhà đầu tư tiềm năng. Với một bản có kế hoạch tốt, chúng ta sẽ có khả năng chứng minh rằng khách sạn của chúng ta có khả năng sinh lợi nhuận, từ đây sẽ thuyết phục các nhà đầu tư góp số tiền mà chúng ta cần. Bạn có hai chọn lọc để huy động vốn, bình thường là kết hợp cả hai lựa chọn.

• Ngân hàng. Bạn có khả năng vay tiền ngân hàng với thời hạn vài tháng hoặc vài năm, tùy vào bề ngoài vay. Điều này có khả năng giúp chúng ta trang trải các chi phí mở khách sạn và chi phí hoạt động trong vài tháng đầu.
• Các nhà đầu tư cá nhân. Họ có khả năng là chúng ta bè, gia đình hoặc các chủ công ty khác cân nhắc việc đầu tư. Đảm bảo xác định rõ với các nhà đầu tư rằng hoặc là họ cho chúng ta vay vốn và sau đó chúng ta sẽ trả lại kèm với lãi suất, hoặc là họ sự thật đầu tư vào công ty của bạn. Bạn có khả năng lập bản thỏa thuận nêu rõ các điều khoản và đem đi công chứng để đề phòng các vấn đề dẫn đến sau này.

2.4 Đặt mức giá.

Khi chúng ta mở khách sạn, giá cả dịch vụ sẽ chọn lọc mức lợi nhuận. Giá cho thuê phòng sẽ phát triển phụ thuộc vào tình hình cạnh tranh trong vùng, chi phí hoạt động của khách sạn, mùa du lịch, và hàng loạt các nhân tố khác. Nguyên tắc chung là định ra mức định giá đủ thấp để sức hút khách và đủ cao để có hiệu quả nhuận. Có một số việc chúng ta cần ghi nhớ khi chọn lọc mức giá.

• Biết các chi phí của bạn. Bạn nên tính toán chính xác chi phí hoạt động hàng ngày của khách sạn. Sau đó nhân lên để biết chi phí mỗi tháng là bao nhiêu. Thu nhập của chúng ta ít nhất cũng phải đủ bù đắp cho chi phí hoạt động hàng tháng của khách sạn, bằng không chúng ta sẽ không có khả năng duy trì các bước kinh doanh.
• Tìm hiểu xem điều gì khiến khách hàng sẵn sàng móc hầu bao. Việc này đòi hỏi phải có thời gian thử nghiệm. Khi bắt đầu mở khách sạn, có lẽ chúng ta chỉ dựa vào giải đáp duy nhất là chi phí hoạt động. Sau vài tháng, nếu chúng ta cảm thấy các phòng không ngừng nghỉ đầy khách, bạn có thể tăng giá phòng. Nếu thấy ít khách, chúng ta hãy hạ giá phòng. Bạn cũng có khả năng khảo sát các khách hàng sau khi họ nghỉ lại và hỏi xem họ thấy giá phòng bởi thế là có hợp lý không.
• Điều chỉnh giá phụ thuộc vào mùa. Trong mùa đông khách, bạn có thể nâng giá bán đắt hơn vì có khá nhiều người đi nghỉ. Mùa vắng khách hơn, bạn hãy chú ý hạ giá để sức hút các khách hàng đi nghỉ trái mùa.

2.5 Cắt giảm chi phí nếu cần.

Ngay cả khi được quản lý tài chính tốt, việc kinh doanh của chúng ta cũng luôn có lúc chậm lại. Bạn nên không ngừng nghỉ đánh giá chi phí và chọn lọc những khoản nào là cần thiết và những khoản nào không ảnh hưởng đến việc kinh doanh. Khi việc kinh doanh chậm lại, chúng ta hãy cắt bớt những chi phí không cần thiết. Ví dụ, trong tuần vắng khách và chỉ có vài phòng được đặt, có lẽ chúng ta không cần thuê người đứng ở bàn tiếp tân cả ngày. Bạn có khả năng tự làm nhiệm vụ này và tiết kiệm số tiền lương trả cho nhân viên tiếp tân.

3. Quản lý đội ngũ nhân viên khách sạn

Thuê các nhân viên cần thiết. Đội ngũ nhân viên nhiều hay ít phụ thuộc vào qui mô khách sạn. Với một nhà nghỉ nhỏ, có khả năng chúng ta chỉ cần một số người giúp việc. Các khách sạn có khá nhiều phòng, kể cả khách sạn nhỏ thường đòi hỏi một tổ ngũ nhân viên để có khả năng hoạt động trôi chảy. Khi tuyển dụng nhân viên, bạn hãy chú ý cân nhắc tuyển ít nhất các vị trí sau đây.

• Nhân viên dọn phòng. Sạch sẽ phải là ưu ái danh tiếng trong các công việc kinh doanh khách sạn. Khách sạn bẩn sẽ mang tiếng xấu rất nhanh và khách sẽ không đến nữa. Tùy vào qui mô của khách sạn, bạn có thể chỉ cần một người hoặc một tổ dọn phòng. Một nhân viên dọn phòng có khả năng chịu trách nhiệm dao động 10 -15 phòng mỗi ngày; chúng ta hãy nhớ điều đó khi thuê người.
• Nhân viên tiếp tân. Ngay cả các khách sạn nhỏ cũng cần người thường trực ở bàn tiếp tân. Bạn có khả năng tự làm các bước này một số giờ trong ngày nhưng vẫn cần một tổ nhân viên tiếp tân trực 24/24 giờ.
• Công nhân bảo trì. Một hoặc hai công nhân bảo dưỡng là đủ cho một khách sạn nhỏ. Họ phải là nhân viên đa năng, có khả năng nhận nhiều nhiệm vụ: sửa ống nước, sửa điện, sơn, sửa chữa lặt vặt, v.v… Như vậy, bạn có thể để nhân viên bảo dưỡng làm những việc nhỏ, và nếu họ không làm được việc gì đó thì bạn có thể thuê dịch vụ chuyên nghiệp.
• Đầu bếp. Nếu có kế hoạch cung cấp dịch vụ ăn uống tại khách sạn, chúng ta cần thuê ít nhất một người nấu bếp. Các khách sạn nhỏ có khả năng chỉ cung cấp bữa ăn sáng, bởi thế bạn có thể chỉ cần một người nấu ăn vài tiếng mỗi ngày.

3.1 Tìm hiểu mọi ứng viên.

3.2 Phát bản giải đáp cho toàn bộ nhân viên.

3.3 Quy định các cuộc họp nhân viên định kỳ. 

3.4 Sẵn sàng ở bên cạnh đội ngũ nhân viên.

4. Quảng cáo tiếp thị về khách sạn

4.1 Thiết kế một trang web.

4.3 Đặt các ấn phẩm nhỏ quảng cáo tại các điểm dừng xe liên tỉnh.

4.4 Đưa ra các ưu đãi.

4.5 Tổ chức các sự kiện.

4.6 Chăm sóc các khách hàng quen.